【保存版】飲み会幹事がやること｜日程・店・集金まで全解説

飲み会幹事の仕事は大きく「準備 → 告知・集金 → 当日」の3フェーズに分けられます。この流れと各フェーズでやることさえわかれば、初めてでも十分に対応できます。

まずは全体像を把握してから、各ステップを順番にこなしていってください。

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まず全体像だけ把握する

これ以外のこと（席順・出し物・二次会など）は、余裕があればやる「プラスα」です。まず上の5つだけを意識してください。

時期	やること
4週間前	お店の仮予約・日程候補出し
3週間前	参加者への案内・出欠確認
2週間前	人数確定・お店に本予約連絡
1週間前	会費集金・細かい調整
前日	お店に最終人数を連絡
当日	早め到着・会計まとめ払い

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STEP1：準備フェーズ（2〜4週間前）

準備フェーズは「3つを同時進行で動かす」のが基本です。日程・参加者・お店はそれぞれ連動しているので、順番にこだわらず並行して動いてください。

誰を呼ぶか決める

まず依頼者（上司や主催者）に「どの範囲まで声をかけますか？」と確認してください。自己判断で声をかける範囲を決めてしまうと、後から「なぜ○○さんを呼ばなかったの？」というトラブルの原因になります。

職場の飲み会なら部署単位が基本です。他部署を巻き込む場合は上長に確認してから動いてください。

日程を決める

候補日は3日に絞って提示するのがポイントです。「いつがいいですか？」と丸投げすると返信率が大幅に下がります。

全員OKの日は最初から存在しないと割り切ってください。多数決か主賓優先、どちらで決めるかを最初に伝えておくとスムーズです。

予算・会費を決める

会費は「店のコース料金 ÷ 参加者数」で決まります。飲み放題付きか単品注文かによっても変わるので、お店に確認してから設定してください。

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STEP2：店選び・予約フェーズ（2〜3週間前）

お店選びは「エリア→人数→予算→個室」の順に絞り込んでいきます。この順番でフィルタリングすると、最初に300件あった候補が5件以下まで絞れます。

口コミ評価は3.5〜3.8あれば十分です。食べログで「直近1年の口コミに団体利用例があるか」を確認しながら検索すると、効率よく候補を絞れます。

予約電話で確認すること

候補が2〜3軒に絞れたら、必ず電話で確認してください。Webの情報は古い場合があります。コース内容・キャンセル規定・支払い方法の3点は、電話で直接確認しておくと安心です。

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STEP3：告知・集金フェーズ（1〜2週間前）

コース内容を事前に共有しておくと、当日「飲み放題じゃなかったの？」といった認識のズレを防げます。

集金方法を決める

集金は「当日現金」か「事前PayPay送金」の2択が現実的です。参加者の年齢層に合わせて選んでください。

幹事自身がクレカでまとめ払いすると、飲み会のたびにポイントが貯まります。年会費無料のカード1枚があるだけで、幹事を頼まれるたびに得をする仕組みになります。

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STEP4：当日の動き

当日は開始時間の20〜30分前にお店に到着してください。席の確認・荷物置き場・コースの最終確認を先に済ませておくと、参加者が来てからバタバタしません。

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シーン別ガイドはこちら

飲み会のシーンによって、準備の優先順位や会費設定の考え方が変わります。当てはまるシーンの記事も合わせて読んでみてください。

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まとめ

幹事は何日前から準備を始めればいい？

理想は3〜4週間前です。人気店は早めに枠が埋まるため、日程が決まり次第すぐにお店の仮予約を入れてください。遅くとも2週間前には動き始めてください。

お店が決まる前に案内を送ってもいい？

「日時と目的だけ先にお知らせして、お店は近日中にご連絡します」という形で送ってOKです。参加者の予定を早めに押さえる方が優先です。

会費の集め忘れが怖い。どうすれば？

事前にPayPayで集金するのがおすすめです。払った・払っていないの記録が残るため、当日の確認が不要になります。