みほ先輩「幹事、お願いね」と言われて、何から手をつければいいか分からない——そんな方向けに書きました！
答えはシンプルです。目的・日程・参加者の範囲、この3つが決まれば最初の連絡が送れます。お店はまだ決めなくて大丈夫です。
ゆうと幹事って、お店を探す前に何を決めればいいのかが全然分からなくて…
みほ先輩まずこの3つだけ決まれば動けるよ。お店はその後でいい！
3つ決まれば、最初の連絡が送れる
- 開催目的——誰のための何の飲み会か
- 大まかな日程候補（3日出す）
- 参加者の範囲（誰まで呼ぶか）
この3つが決まれば、お店が決まる前に「日程の候補日をお知らせします」という第一報が送れます。スタートが早いほど、準備に余裕が生まれます。
目的がわかると、お店のグレードと雰囲気が決まる
ゆうと目的って…「みんなで飲みたい」じゃダメなの？
みほ先輩新歓や送別会なら、目的で店のジャンルがガラッと変わるよ。最初に確認しておくと後が楽になるから！
依頼者に確認する3点
- 場の雰囲気（にぎやか？ しっとり？ カジュアル？）
- 会費の感覚値（「3,000円くらいで」などの目安）
- 特に配慮が必要な人（主賓・お酒が飲めない人・アレルギーなど）
「なんでもOK」と言われたときは、「焼き肉と居酒屋どっちがいいですか？」と選択肢を出してみてください。具体的な2択を提示するだけで、本音が引き出しやすくなります。
日程は3日の候補を出して選ばせるだけでいい
最優先で抑えるべき人のNG日を最初に確認します。後から「その日は来られない」とならないための必須ステップです。
職場の繁忙サイクルを踏まえて、参加率が下がりやすい時期を避けます。
「いつでもいいですよ」は返信率が下がります。選択肢を3日に絞って出すのが一番スムーズです。
「全員OKな日」は存在しないので、最初から割り切っておいてください。一番人数が集まれる日を選ぶ感覚で十分です。10人以上の場合は調整さんなどのツールを使うと、出欠の一覧が見えて管理が楽になります。
呼ぶ範囲は、自己判断せず依頼者に確認する
「誰まで声をかけるか」は必ず依頼者に確認してください。自己判断で進めると、後から「あの人は呼ばれなかったの？」というトラブルになりやすいです。
- 誰を対象にするか（部署全員か、有志のみか）
- パートや派遣社員も含むか（あいまいにすると後でトラブルになりやすい）
- 決まったらリストに残す（後の集金・連絡で必ず使う）
この3つが揃えば、お店の前に第一報が送れる
- 日程候補3日（平日1＋週末2など）
- 開催目的（○○の飲み会であること）
- 参加者リスト（誰を呼ぶか）
「日時の候補を3日お知らせします。場所は確定次第ご連絡します」という形で、お店が決まっていなくても第一報は送れます。
全部揃ってから連絡しようとすると、そこで1週間以上止まってしまいます。まず動き始めることが、幹事の最初の仕事です。
ゆうと3つ決めるだけでいいって分かって、ちょっと気が楽になりました！
みほ先輩完璧を待つより早く動く方がうまくいくよ。まずこの3つから始めてみて！
