全員OKの日が出ない！｜幹事が日程を決める3つの基準

日程調整で一番消耗するのは「みんなに合わせようとしすぎること」です。幹事が基準を持って決断することで、調整時間を大幅に短縮できます。

日程調整の3つの基準

① 参加予定者の7〜8割が参加できる日を選ぶ

10人のうち全員が参加できる日を探すと、何週間も調整が続きます。「8〜9人が参加できる日で決定する」というルールを自分の中で持ちましょう。欠席者1〜2人は「次回のお楽しみ」と伝えれば角が立ちません。

② キーパーソンを優先する

「この人がいないと成立しない」という人物（主役・上司・発起人）の都合を最優先にしましょう。他のメンバーはそれに合わせてもらうのが自然な流れです。

③ 候補は3日以内に絞る

候補日が5〜6日以上あると回答者が迷い、返信率が下がります。候補日は3日以内に絞って提示することで、回答しやすくなります。

出欠確認ツールの選び方

LINEアンケートで十分なケース

すでにグループLINEがある場合は、LINEの投票機能が最もハードルが低いです。候補日を3つ入力して「参加できる日に○を入れてください」と投稿するだけで集計できます。

調整さん・伝助が有効なケース

グループLINEがない、社外メンバーが含まれる、10人以上で集計が必要な場合は調整さんや伝助を使うとスムーズです。URLを共有するだけで誰でも回答できます。

「全員の日が出ない」ときの対処

締め切りを設けて強制決定する

「○日までに回答がない場合は欠席扱いで進めます」と告知することで、返信率が上がります。締め切りは送信から5〜7日後が目安です。

2回に分けて開催する

全員が揃う日がどうしても見つからない場合は、「第1回・第2回」に分けて開催するのも選択肢です。歓迎会や大人数の懇親会で使われる方法です。

告知・締め切りの設定方法

告知文には①日程候補②場所の目安③締め切り日を必ず入れましょう。「都合の良い日に○を入れてください。○日までにお願いします」と一文で済みます。詳しい案内文のテンプレートは案内文テンプレートを参考にどうぞ。

リマインドのタイミング

• 送信から3日後：「まだ回答がない方、お願いします」と軽くリマインド
• 締め切り前日：「明日締め切りです」と再リマインド
• 締め切り当日：未回答者にはLINEで個別連絡

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まとめ